Как мы автоматизировали распределение заказов в Геткурсе между менеджерами и забыли про ручной труд

Если ваш РОП вручную распределяет заказы между менеджерами, значит он занят не тем, чем должен. Вместо того чтобы работать с аналитикой, усиливать команду продаж и искать точки роста, он тратит своё время на рутину, которую легко может выполнять робот.

Если вы работаете на платформе Геткурс, то наверняка знаете: назначить менеджера на заказ может только администратор. Вручную. Один за другим.

Когда заказов мало — это терпимо, но неудобно.
Когда заказов много — это превращается в хаос и пожирает ресурсы.

В чём проблема ручного распределения заказов?

• РОП загружен рутиной и не может заниматься стратегией и аналитикой.
• Менеджеры получают заказы нерегулярно: то слишком много, то слишком мало.
• Растёт количество ошибок и недовольств — как со стороны команды, так и со стороны клиентов.
• Любое изменение в распределении (например, новенький в команде или падение конверсии у старенького) требует ручной перенастройки всего процесса.

И да, встроенная автоматизация в Геткурсе есть. Но в большинстве случаев она не подходит под задачи РОПов.

Поэтому мы сделали своё решение.

Решение: бот-админ, который сам назначает менеджеров

Секрет прост. Мы написали скрипт, который работает от имени администратора GetCourse. Фактически — это бот, который может делать всё то же, что и живой админ.

Когда в системе появляется новый заказ, бот получает уведомление и:

1. Берёт из Google-таблицы список доступных менеджеров.
2. Смотрит, кто из них «недополучил» заказов.
3. Назначает на заказ именно этого менеджера.

Всё. Никаких ручных кликов. Никаких ссылок, пересылаемых в чат. Всё происходит за доли секунды.

Умное распределение: не по кругу, а по весу

Если вы думаете, что скрипт просто раздаёт заказы по очереди, то нет. Мы пошли дальше и внедрили весовые коэффициенты.

В Google-таблице можно задать, какой процент заказов должен получать каждый менеджер. Хотите, чтобы новички получали 10%, а топы — 40%? Пожалуйста. Любые пропорции. Хоть 7,5%.

Бот следит, кто из менеджеров получил меньше заказов, чем должен — и назначает именно ему.

Если вы меняете коэффициенты, распределение не сбрасывается, скрипт просто пересчитывает всё в реальном времени и продолжает выдавать заказы по новым правилам.

А если вдруг нужно начать всё заново — просто очистите нужный столбец в таблице.

Пример, как скрипт распределяет заявки между менеджерами

Что это даёт бизнесу?

• РОП освобождается от рутинных задач.
• Скорость реакции на заказ — мгновенная.
• Справедливость и прозрачность в распределении заказов.
• Масштабируемость — вы можете увеличивать команду, не опасаясь за хаос в назначениях.
• Любая логика распределения: от коэффициентов до KPI, от приоритетных менеджеров до смен по часам.